Experții în productivitate adoră să ne spună că avem cu toții aceleași 24 de ore pe zi, dar, ceea ce nu le place să amintească, este cât de puțini dintre noi deținem controlul asupra acestui interval de timp.
Mai ales în ultima vreme, cu atâtea alte lucruri care concurează pentru atenția noastră, programul ar trebui să fie schela zilelor noastre de muncă – o platformă stabilă pe care o poți folosi pentru a te concentra asupra a ceea ce contează.
Am reunit câteva dintre cele mai practice și mai eficiente modalități de a face un program care să ofere mai multă stabilitate și sprijin zilnic. Alegeți-l pe cel care-l considerați funcțional sau combinați-l în programul zilnic propriu, pentru a obține mai multă concentrare și claritate.
5 elemente esențiale
Înainte de a începe să înveți cum să faci un program, trebuie să poți răspunde la o întrebare simplă: Cum ți se pare o zi bună?
Ai nevoie de perioade lungi de timp în care să nu fi întrerupt pentru a te concentra? Sau preferi să îți petreci ziua în întâlniri de brainstorming și networking? Cunoașterea versiunii ideale a zilei tale de lucru te va ajuta să ghidezi modul în care creezi un program care să o susțină. De asemenea, te va ajuta să înțelegi de ce dorești să îți petreci timpul într-un anume fel.
1. Cea mai importantă sarcină
Aceasta este probabil cea mai subevaluată tehnică de planificare: efectuați mai întâi cea mai importantă sau mai impactantă lucrare dintre task-uri. Evident, nu va fi singurul lucru pe care îl faceți în ziua respectivă. Dar ar trebui să fie ceva despre care știi că depinde (exclusiv) de tine sau va influența, în mod semnificativ, lucrurile în companie.
2. Blocarea timpului
Este o tehnică asociată celei anterioare și o duce mai departe, completând întregul program cu „blocuri” dedicate de timp, pentru diferite sarcini. Aceasta înseamnă că vă începeți ziua cu un program „complet”, cu timp rezervat pentru: Muncă concentrată, Muncă superficială, Pauze.
Un program blocat în timpi clari pare intimidant, dar oferă o structură solidă zilei tale. Când îți umpli programul cu sarcini și activități pe care le vei face, este mai greu pentru alții să îți ia din timp – în loc să fim reactivi la solicitările externe, știm exact cum dorim să partajăm timpul și putem refuza solicitările haotice.
3. Tehnica Pomodoro
Este o metodă de planificare relativ simplă care poate funcționa alături de majoritatea celorlalte prezentate.
Un „Pomodoro” (roșie, în italiană) este un bloc de 25 de minute de lucru neîntrerupt în care vă concentrați asupra unei singure sarcini, urmată de o pauză de cinci minute. Scopul este de a strânge împreună trei-patru „sesiuni” Pomodoro înainte de a lua o pauză mai lungă, pentru recreere.
4. Sprinturi de energie
Nivelurile noastre de energie nu sunt constante pe tot parcursul zilei însă, urmărind „Ritmul ultradian” al ciclurilor de 90 de minute în care energia noastră este la „vârf”, înainte de o pauză, putem deveni mult mai eficienți. Odată ce ai înțeles când energia ta este la apogeu, poți începe să îți planifici ziua în jurul acestui ritm. Aceasta înseamnă să lucrezi în sprinturi de 50-90 de minute înainte de 20-30 de minute de odihnă.
5. Debitul de sarcini
În timp ce ritmul ultradian se referă la lucrul cu fluxul tău de energie, poți lucra și cu fluxul de sarcini. Aceasta înseamnă să grupezi lucrări similare, astfel încât creierul să nu aibă de-a face cu atât de multe schimbări de context. Cu cât te poți concentra mai mult pe un singur tip de sarcină, cu atât poți să o faci mai repede. Așadar, gruparea tuturor lucrurilor pe care trebuie să le faci într-o dimineață înseamnă că poți duce la bun sfârșit 5-6 task-uri asemănătoare.
6. Metoda Chatfield
Una dintre cele mai mari provocări ale oricărei metode de planificare este aceea că evităm, cu tot dinadinsul, o sarcină despre care știm că va dura, pentru că am făcut-o în trecut. Comicul și caricaturistul Jason Chatfield a venit cu o soluție: „Îmi fac obiceiul să mă asigur că, la finalizarea unei sarcini, ajustez evenimentul calendaristic pentru a reflecta timpul „real” pe care l-am utilizat – adică, poate am alocat 30 de minute și a durat o oră. Apoi, copiez și „lipesc” sarcini similare sau identice pe care le-am îndeplinit înainte, când îmi programez timpul.” Majoritatea dintre noi avem sarcini care se repetă în fiecare zi sau săptămână. Și, această metodă ne permite să evaluăm foarte precis timpul efectiv de realizare a unui proiect sau task.
Rămâne la latitudinea, și personalitatea, fiecăruia să își organizeze ziua de muncă mai ales că soluțiile sunt la îndemână.
